Kimochi : E-mail бичих заавар

E-mail бичих заавар

Е-майлээр харилцах журам
+ Оршил
+ Зорилго
+ Агуулга
+ Журам
# Аливаа имэйлийг албан бичиг хэмээн үзнэ.
# Хуурамч имэйл
# Шалгах хугацаа
# Зохион байгуулалт
# Хариу илгээх
# Өөрийн хаяг
# Очих хаяг
# Гарчиг
# Бие
# Хавсралт файл
# Төгсгөл
Оршил Е-майл бичих нийтэд түгсэн хэвшсэн заншил байдаг бөгөөд энэ нь өдөр цаг тутам майл хүлээн авч, бичиж байдаг хүмүүсийн ажиллагааг нилээд хөнгөвчилж өгдөг. Иймд манай компани эдгээр хэвшсэн журмуудыг нэгтгээд, дээрээс нь шаардлагатай заримыг нэмж "Е-майлээр харилцах журам" гаргаж дагаж мөрдөж эхлэхээр болж байна.
Зорилго Энд компаний Е-майлээр харилцах журамыг тодорхойлох болно. Е-майлээр харилцах журам нь Е-майлтэй ажиллах хугацааг богиносгох, ойлгоход амар хялбар байлгах гэх мэтчилэн үүрэгтэй. Ерөнхийдөө е-майлээр харилцах харилцааны соёл.
Агуулга Энэ журам ерөнхий ойлголтуудаас гадна е-майлын гарчиг(subject), толгой, өөрийн хаяг зэргийг хэрхэн бичихийг хамрана. Мөн компаны голлон харилцдаг байгууллагуудын е-майл бичих журамтай харшилдахааргүй байх нь ажлыг хөнгөвчлөх гол түлхүүр болно. Журам Аливаа имэйлийг албан бичиг хэмээн үзнэ. Аливаа имэйлийг албан бичигтэй адилтган үзэж аливаа асуудлын хууль ёсны нотлох баримт байх түүнд дурдагдсан даалгаврыг эс гүйцэтгэсэн, хариултыг эс өгсөн тохиолдолд албан үүргээ гүйцэтгээгүй гэж үзэн хариуцлага тооцно.
Хуурамч имэйл Мэргэжил, албан тушаалаа ашиглан хууль бус замаар хуурамч имэйл үүсгэсэн нь нотлогдсон тохиолдолд захиргааны хариуцлага хүлээлгэнэ.
Шалгах хугацаа Байнга майлээ шалга. Майлын програм дээрээ автоматаар шалгах боломжыг идэвхжүүлэх хэрэгтэй. Хугацааны завсар нь хэт хол биш, хэт ойр биш байвал зүгээр. 3-5 минут байх нь тохиромжтой.
Зохион байгуулалт Майлүүдээ ашиглахад амар байхаар хувааж ангилах нь ажлыг ихээхэн хөнгөвчилдөг. Цаг үеийн шинж чанартай болон хэрэггүй майлүүдээ устгах нь дээр.
Хариу илгээх Өөрт чинь хандаж буюу өөрийн чинь хамаарагдах группэд хандаж асуух болон хүссэн тохиолдолд заавал хариу илгээ. Тэр дор нь бол сайн. Нэг үг ч байсан болно. Олон асуулт болон хүсэлт агуулсан тохиололд аль болох бүгдэд нь хариул. Энэ нь цаг авах бус ирээдүйд хариулагдаагүй асуулт ахин ирэхээс сэргийлж цаг хэмнэх болно.
Өөрийн хаяг Таны нэр явуулсан майл дээр чинь харагддаг учраас е-майлын програм дээрээ нэрээ бүтнээр бичнэ. Мөн нэрнийхээ ард компанийхаа нэрийг оруулвал харилцагчидад ойлгомжтой байдаг.
Жишээ нь: Jawkhlant.E Очих хаяг TO хэсэгт очих хаягаа тавина. Очих хаяг нь нэг болон хэд хэдэн хүний хаяг, эсвэл бүлэг хаяг(developers@gurengu.mn) байж болно. CC хэсэгт майл яг тэр хүн рүү чиглэгдээгүй боловч майлыг мэдэж байвал зохих хүний хаяг байна. Энэ нь мөн нэг болон хэд хэдэн хүний хаяг, эсвэл бүлэг хаяг байж болно.
Сануулга: Бүлэг хаяг ашиглаж байгаа тохиолдолд нэг хүнд мэйл тань давхардаж очихоос боломжын хирээр зайлсхийгээрэй. Жишээ нь: TO хаяг дээр annoyed@gurengu.mn гээд CC хаяг дээр all@gurengu.mn гэвэл annoyed@usi.mn рүү давхар майл очих ба энэ нь таатай зүйл биш нь ойлгомжтой. Үүний оронд TO хаяг дээр all@gurengu.mn гээд E-майлын бие дотор хэнд чиглэгдсэнээ зааж өгөх хэрэгтэй. E-майлын бие хэсгээс харна уу.
Гарчиг Гарчиг маш ойлгомжтой агуулгаа тодорхойлж чадахаар байх нь зохимжтой. Дараахь түгээмэл ашиглагддаг угтваруудыг майлын гарчигын өмнө бичдэг. Re: -хариу илгээх үед Fw: -дахин илгээх үед Дээрх угтваруудыг майлын програм автоматаар тавидаг. Ямар нэгэн төсөлтэй холбоотой майлын гарчигыг [Төслийн нэр] гэж эхлүүлвэл ойлгомжтой.
Жишээ нь:[EndEndTool] Directory Structure E-мэйлээр аливаа асуудлыг хэлэлцэн шийдвэр гаргах гэж байгаа бол: Dec: [Хэлэлцэх сэдэв] -гэж гарчиг тавина.
Мөн мэйлын бие дотор Decision Maker гэсэн талбарыг оруулж хэн эцсийн шийдвэрийг гаргахыг тодорхойлох ба End Date гэсэн талбарт эцсийн хугацааг тодорхойлно. Эцсийн хугацаа болоход шийдвэр гаргагч шийдвэрийг [Хэлэлцэх сэдэв][Decision] гэсэн гарчигтайгаар мэйл хэлбэрээр явуулна. Бие Байнга бичдэг майлээр үлгэр үүсгээд түүнийгээ хэрэглэж байвал цаг хэмнэдэг. Бие нь HTML биш жирийн текст байх нь зохимжтой. E-майлын эхлэлд е-майлын агуулагаас хамааран голлон хэн (олон хүн)-д хандан бичиж байгааг илэрхийлэхийн тулд: TO <голлон хүлээн авагчийн нэр> CC <бусад хүмүүсийн нэр> гэсэн хэсгийг нэмж өгөх. Энэ нь е-майлын агуулгаас хамраах чиглэлийг тодорхой, ойлгомжтой болгож өгнө.
Жишээ нь: TO: PM, Bridge SE CC: all@gur
Мөн гадаадын компани руу илгээх майлыг : <Өөрийгөө тодотгох> гэж эхлүүлвэл зүгээр. Жишээ нь: It is オチロ from Gurengu. TO: KW:新野, KW:ガラ CC: Galaa
Шийдвэр гаргах зорилгоор мэйл ярилцлагыг эхлүүлсэн бол Decision Maker: <Шийдвэрийг гаргах хүн> Deadline: <Шийдвэр гаргах буюу майл хүлээж авах эцсийн хугацаа> гэсэн талбаруудыг оруулна.
Жишээ нь: Decision Maker: Отгонбаяр Deadline: 2006-10-11 Мэйлын талбаруудын дараах дарааллаар бичигдэх ёстой.
1. TO(Заавал байна)
2. CC(Туслах)
3. Deadline(Туслах)
4. Decision Maker(Туслах) Агуулгыг үг үсгийн алдаагүй, товч тодорхой бичихийг зорих хэрэгтэй. Явуулахын өмнө ахин нэг уншаад хавсралт(attachment) байгаа бол зөв эсэхийг шалгаарай.
Хавсралт файл Е-Майл анхнаасаа бага хэмжээний текст мэдээлэл солилцход зориулан бүтээгдсэн тул том файл илгээх нь зохимжгүй бөгөөд соёлгүй юм. Хавсралт файл дээд тал нь 1-2мб байвал зүгээр. Манай компанийн майл сервер дээд тал нь 5мб файл илгээхээр тохируулагдсан. Хавсралт файлын нэр агуулгаа тодорхойлж байх нь ойлгомжтой. Ажиллах файл болон том файлыг архивлаад хавсаргах нь зүйтэй. Зарим майл клиент программын тохиргоо архивийн файл нээх, хадгалах боломжгүй байдаг тул файлын өргөтгөл нэрийг өөрчлөн илгээвэл файл хүлээн авагчид хүндрэл учирхагүй. Хэрэв тэгсэн бол энэ тухай майлдээ сануулах хэрэгтэй.
Төгсгөл Төгсгөлд нь хүндэтгэсэн болон найрсаг үг хэллэг оруулах нь захидлаар харилцах ёсны салшгүй хэсэг юм. Ийм үгсийг оруулахад зориулж мэйлийн програмуудад тохиргоо байдаг бөгөөд автоматаар тохируулсан үгийн тань мэйлийн төгсгөлд нэмдэг. Эдгээр тохиргоо нь "e-mail signature" гэх мэтээр нэрлэгддэг. Жишээ нь : Гүнээ хүндэтгэсэн Жавхлант
start=-49 , cViewSize=50 , cPageCount=1

1 сэтгэгдэл:

Don`t mention it.
цэндхорол (зочин)

маш сайн байна

Сэтгэгдэл үлдээх



(нийтэд харагдахгүй)

(оруулах албагүй)
(HTML синтакс зөвшөөрөгдөөгүй)


(Зурган дээрх тоог оруулна уу)